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事務長のキャリアステップ

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ここでは、事務長のお仕事内容や、今後のキャリアプランを記載しております。
一部、歯科医療用語が登場しますが、その詳細については、勤務しながら一緒に学んでいきましょう!

採用から半年間(試用期間<有期雇用契約期間>)

基本的には、受付希望の正社員スタッフと同様です。
半年間(実質的には4ヶ月間)で、各種課題をクリアして頂きながら、最初の3ヶ月間は診療補助業務に従事して頂き、残りの3ヶ月間は受付業務に従事して頂きます。

経営サポーター(事務スタッフ・事務長)なのに、なぜ診療補助業務を行う必要があるの?っと思われるかもしれません。しかし、この期間を通じて、治療内容についてはもちろん、患者様の導線や表情、コメント、そして各スタッフの動き、スタッフ間の人間関係、医院全体の診療時間中の流れなど、医院の内情を知って頂く必要があるからです。
また、受付業務も意外な側面があるかもしれません。しかし、医院経営に携わる経営サポーターにとって、受付業務の理解は欠かせません。なぜなら、いずれは会計事務所と受付との橋渡し的な存在になる可能性が高いため、特にお金の流れと管理は知っておくべきだからです。

その他、消毒・滅菌・清掃など様々な雑用業務を行なって頂きます。これらは経営サポーターの本来の仕事内容ではありませんが、入社して半年間は医院にとっても投資の期間であることを理解して頂き、お給料をもらいながら、学ぶ姿勢を養って頂きたいと思っています。

試用期間終了後からの半年間

入社して半年後の試用期間終了試験に合格すれば、晴れてあなたも医療法人社団 フロンティアの一員です。ここからは本格的な経営サポーター業務を行なって頂きます。
① 理事長の秘書的な業務
理事長のスケジュール管理やセミナーの申込、各種スタディーグループとのやりとり、出張時の宿泊施設・移動手段の確保などです。また、その他にも営業の電話や業者対応、その他様々な折衝を行なって頂きます。
② 入退社の手続きや経理処理
当院には顧問の会計事務所、社労士事務所とお付き合いがあるため、基本的には各士業の方々との橋渡し的な存在として、お仕事を行なって頂きます。ただし、単なる連絡を行うのみであれば、経営サポーターの中でも、事務スタッフ止まりです。もし、あなたが事務長レベルの存在として、活躍されたいのであれば、社会保険や雇用保険の仕組み理解するために勉強をする必要があります。同様に会計業務に関しても、理事長の右腕として医院経営に参画されたいのであれば、様々な経理処理を行なって頂き、医院経営のお金の感覚を身につけて頂ければと思っています。
③ レセプトチェック
歯科業界独特の分野となるため、最初はかなりの苦労が予測されます。受付スタッフと連携しながら、少しずつ学び、専門内容に関しては歯科医師から学んでいきましょう。事務長として、後輩指導・育成に携わるのであれば、各種歯科医療事務通信講座を受講するなどして学んだり、医療事務の教科書など読み込んで、学んでいきましょう。継続学習を行えば、歯科未経験者であっても、一年もすれば、レセプトに関して相応の知識を習得できると思います。

入社2年目

経営サポーターとしての仕事が慣れてきた段階で、上記①~③に加えて、マーケティング業務・マネジメント業務に注力して頂きます。
マーケティング業務って何?
回答:見込み患者の確保と、ファン患者の増大が中心業務となります。
具体的には、SNSの発信、ホームページの更新、ポータルサイトの登録、SEO対策、MEO対策、youtube動画広告など、これらインターネットを介した発信が見込み患者の確保(新患獲得)につながります。
また、院内掲示物の作成、パンフレットの作成、医院紹介動画の作成など基本的には当院と連携しているコムネットに依頼しながら、理事長と連携して作成して頂き、ファン患者獲得に繋げていきます。
マネジメント業務って何?
回答:求人・採用の強化、既存スタッフを中心とした組織化が主な業務です。
求人票の作成・編集や、各種専門学校への訪問・挨拶回り、そのプレゼン資料の作成、求人、パンフレットの作成、面接内容の改訂や試験問題の作成などが求人関係の主な業務です。
また、既存スタッフをまとめるために、人事評価制度の適正な運営、教育カリキュラムの改訂や、マニュアルの修正を行なったり、全体MTGや職種別MTGのファシリテーター、アジェンダ管理 などノームとならないような取り組みを中心に行なって頂きます。

また、新人スタッフ育成塾に参加して頂き、課題をこなすだけでなく、学んだ内容を元に、次の新入社員を対象にしたプレゼン資料を作成したり、テキストを作成するなどして、後輩にレクチャーできるようなレベルになるまで取り組んで頂きます。

入社3年目

入社2年目までは理事長やスタッフの助言を得ながら、活動する時期です。3年目以降は自分の仕事に付加価値をつける時期に相当します。ここでは、「理事長から指示を受けてからする」 スタンスではなく、「自分で考えたことに対して理事長に許可を得てからする」スタンスに 変える姿勢が求められます。
そのためには、歯科医院地域一番実践会 経営塾ベーシックコースの参加が必須となります。参加することで様々な面において、あなた自身の価値が上がり、理事長やスタッフからの信頼も高くなります。

入社4年目

入社3年目を経営塾ベーシックコースを過ごしたあなたは無事に自分自身に対して付加価値をつけることができました。ここから先は、歯科医院経営の中核をなす存在へと飛躍発展していくステージに移ります。そのためには、理事長だけの歯科医院経営ではなく、他スタッフと同様に、複数の歯科医師をマネジメントしていく必要があります。しかしながら、他スタッフと同様の処遇・待遇では歯科医師をマネジメントすることはできません。その具体的な手法を学ぶために、歯科医院地域一番実践会 経営塾アドバンスコースの参加が必須となります。

アドバンスコースでは、ベーシックコースに比べて開催日数こそ減るものの、より応用力を効かせることができる内容となっています。参加している医院もチェアー10台以上、年商5億 以上の医院がほとんどです。当然のことながら、それらの医院では歯科医師を複数人雇用し、上手にマネジメントできています。医療法人フロンティアもそこを目指しているので、歯科医師免許を持っていない人材が歯科医師をマネジメントするために、必須のセミナーとなっています。

入社5年目

入社4年目で歯科医師をマネジメントすることができるようになれば、さらに医院経営の中心となる存在で活躍できる場が広がっていきます。しかし、一方で医院には様々な問題が生じます。 それらを自分で解決することができる能力も求められます。そのため、もはや歯科医院経営のセミナーではなく、一般企業向けセミナーや専門分野のセミナーを受講することで情報収集したり、毎月15~20冊程度の読書(自己啓発系はもとより、経営資源である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の各ジャンルを最低2冊以上)する必要があります。

読書は成功の近道と言われていますが、まさに事務長の仕事は「知識を仕入れ」「知識を売る」ことになります。医院で何か問題点が発生したり、課題が見つかった時はそのジャンルについての本を2~3冊をすぐに読み、他業種で結果を出された方の本を読んで、それをそのまま歯科に置き換えて自院で実践する。その繰り返しになると思います。
セミナーや読書で得た知識を実践していけば、自ずと結果は出てきます。一つのセミナー、一つの本で何か1つずつでも実践すれば大丈夫です。なぜなら、セミナーや読書で得た知識を実際にアウトプットする人はセミナーや読書した人の総数の3%にも満たないからです。

さらに、セミナー受講や読書すらしていない人はもっと多くいるわけなので、結果を出せる人は極々少数になると思います。この部分を日々意識して行動に移すことで医院は近隣他院より優位になり、院長から事務長への評価も上がっていくスパイラルが成り立つようになります。
積み重ねを続けていけば、気づいた時には大きな実力がついていると思います。
一緒に頑張りましょう!
モデル年収
入社1年目300万円 入社2年目330万円 入社3年目360万円
入社4年目390万円 入社5年目420万円

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